Tại khách sạn, không chỉ có nhân viên Lễ tân mới hàng ngày thực hiện quy trình check-in, check-out cho khách hàng, nhân viên buồng phòng cũng phải thực hiện công việc này. Vậy quy trình check-in, check-out cụ thể dành cho nhân viên buồng phòng ra sao?
Lễ tân và Buồng phòng là 2 bộ phận luôn có sự liên kết và hỗ trợ công việc cho nhau, nhất là trong việc tiếp đón, phục vụ và tiễn khách. Quy trình check-in, check-out là một ví dụ điển hình nhất.
Check-in
- Đầu ca: thực hiện kiểm tra tình trạng buồng, nắm và báo cho lễ tân khách sạn.
- Thực hiện các yêu cầu set up phòng theo booking như chuẩn bị hoa quả, giường thêm, các yêu cầu đặc biệt khác…
- Khi khách hàng làm thủ tục check-in: nhân viên buồng phòng tiếp nhận thông tin từ lễ tân; nhanh chóng kiểm tra lại tình trạng buồng tương ứng một lần nữa, đảm bảo chất lượng, sẵn sàng phục vụ khách.
- Trường hợp phát hiện sự cố phát sinh thì phải báo ngay cho lễ tân và trưởng ca để hỗ trợ và kịp thời xử lý.
- Phối hợp với nhân viên hành lý giúp chuyển đồ đạc của khách vào vị trí phòng được yêu cầu.
- Sắp xếp xong, nhân viên buồng phòng báo cho lễ tân để xác nhận; đồng thời hỏi khách xem có cần thông tin hay hướng dẫn gì không và thực hiện theo yêu cầu của khách (nếu có).
- Nhân viên buồng phòng cần thực hiện đúng quy trình, quy định vào/ra khỏi phòng.
- Báo ngay cho Trưởng ca những vấn đề phát sinh để kịp thời giải quyết.
- Thực hiện các công việc theo quy định và những công việc khác khi được phân công
Ảnh nguồn Internet
Check out
Cũng giống như check-in, việc thực hiện quy trình check-out khách sạn cho khách cũng cần có sự phối hợp làm việc giữa lễ tân và buồng phòng. Cụ thể:
- Khi khách hàng thực hiện thủ tục check-out: nhận thông tin số phòng từ lễ tân hoặc trưởng ca, thực hiện kiểm tra phòng về số lượng và chất lượng mọi vật dụng có trong phòng; kiểm tra xem khách có để quên thứ gì tại phòng hay không. Nếu có vấn đề gì thì phải báo ngay với lễ tân hoặc phụ trách để bổ sung vào hóa đơn thanh toán; đồng thời thông báo cho bộ phận bảo trì biết để sửa hoặc thay thế kịp thời.
- Kiểm tra minibar, báo lễ tân hoặc văn phòng buồng để tính tiền khách.
- Cẩn thận kiểm tra xem những vật nhỏ, những đồ trang trí có bị mất không (vì có nhiều khách thích lấy chúng để làm kỷ niệm). Trường hợp phát hiện mất cũng không được hỏi khách mà phải báo cho phụ trách trực ban để xử lý.
- Trường hợp biết khách đi mà chưa nhận được thông tin từ lễ tân hoặc trưởng ca: liên hệ ngay với lễ tân hoặc thu ngân để kiểm tra xem khách đã thanh toán chưa. Lưu ý: nhân viên buồng phòng không được phép trực tiếp nhận sec, hoặc tiền của khách; không thanh toán thay khách; trường hợp khách nhờ thì phải do tổ trưởng nhận và làm thay.
- Lúc khách đi: thu lại chìa khóa, nếu cần có thể chủ động xin lại hoặc xuống phòng lễ tân hỏi.
- Khi khách đi: báo cho bộ phận phục vụ biết; đồng thời hỗ trợ nhân viên hành lý đưa hành lý khách xuống xe (nếu cần).
- Dọn phòng theo đúng quy trình, quy định, đảm bảo phòng trống để phục vụ những lượt khách tiếp theo.
Ms. Smile
